Processo de encerramento do projeto.
O encerramento de uma iniciativa é a etapa final, na qual todas as atividades planejadas são concluídas e os resultados são entregues aos interessados.
Mas nem sempre uma iniciativa se encerra tendo alcançado o seu objetivo. Elas podem ser encerradas, entre outros motivos, porque:
Durante esse processo, é importante garantir que todos os objetivos e os requisitos da iniciativa tenham sido atendidos. Isso inclui obter a aceitação formal da unidade e do patrocínio, além de liberar os recursos do projeto e de desmobilizar a equipe.
Além disso, são realizadas atividades como documentar lições aprendidas, elaborar relatórios de encerramento, comunicar o sucesso do projeto e o reconhecer o trabalho da equipe envolvida.
O encerramento de um projeto é oportunidade para refletir sobre o que foi alcançado, para celebrar os sucessos e para aprender com os desafios enfrentados ao longo do caminho.
As lições aprendidas são informações valiosas que uma instituição pode obter comas experiências de seus projetos, tanto os bem-sucedidos quanto os que enfrentaram desafios. Essas lições incluem o que deu certo, o que deu errado e o que poderia ser melhorado.
Atualmente, a base de lições aprendidas está no Sistema Eletrônico de Informações (SEI), pois todos têm acesso a qualquer iniciativa já realizada no Tribunal.
Ao encerrar um projeto, as lições apreendidas são documentadas no próprio relatório de encerramento, do qual iremos tratar a seguir.
Recorrendo às lições aprendidas antes de uma nova iniciativa, as unidades podem refletir com os erros e os acertos ocorridos no passado e, assim, melhorar a eficiência, aprimorar a qualidade e aumentar as chances de sucesso em programas, em projetos e em ações no futuro.
Conforme trazido pela MGSTJ, o processo de encerramento compreende as etapas a seguir:
Processo de encerramento do projeto.
Para iniciar o processo de encerramento de uma iniciativa estratégica, é necessário concluir todos os processos de negócio abertos para dar suporte à realização da iniciativa em questão, devendo seguir os trâmites processuais definidos, institucionalmente, para cada uma das demandas técnicas, dos processos e dos contratos relacionados.
Um projeto só é considerado concluído quando todas as entregas, incluindo as gerenciais (formulários MGSTJ), tenham sido finalizadas.
Nesse momento, as pessoas responsáveis pela iniciativa devem elaborar o Relatório de Encerramento (RE), indicando as entregas do programa, do projeto ou da ação, ressaltando os ganhos e os benefícios já observados na conclusão da iniciativa, bem como os benefícios e os impactos em médio e em longo prazos.
No decorrer da elaboração do RE, as pessoas responsáveis poderão contar com a equipe do ECP para acompanhar o encerramento e para fornecer as orientações necessárias.
Essa etapa do processo visa divulgar os resultados da iniciativa para as partes interessadas, bem como conceder amplo conhecimento institucional a respeito dos feitos da iniciativa concluída.
É um ciclo essencial para alcançar os valores relativos à transparência e à publicidade sobre os produtos e os serviços gerados segundo as iniciativas, comunicando os benefícios alcançados e seus impactos em médio e em longo prazos.
Nesse sentido, a gestão deve providenciar a divulgação com apoio da Secretaria de Comunicação Social (SCO), que utilizará os meios de comunicação disponíveis para divulgar a iniciativa. O ECP poderá auxiliar a gestão do projeto no alinhamento das informações a serem divulgadas.
A SCO é a área responsável pela preparação de materiais e de textos para publicação nos diversos canais e plataformas de divulgação, como intranet, internet, redes sociais, murais, rádio, TV dentre outros.
O ECP, buscando aperfeiçoar essa etapa de publicização como também contribuir com o aprimoramento da base de lições aprendidas, coletará informações e curiosidades sobre o projeto com as pessoas responsáveis, por meio de reunião, e-mail ou entrevistas, podendo ser disponibilizado na página da AGE na intranet.
Por fim, entre as divulgações realizadas pelo ECP estão as informações das iniciativas estratégicas selecionadas pela alta administração para compor a base das iniciativas públicas que representam o STJ no RenovaJud (link externo para acesso), plataforma da Rede de Inovação do Poder Judiciário, implementada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ).
Plataforma RenovaJud
Depois de finalizadas todas as etapas, o ECP solicita à Secretaria de Gestão de Pessoas - SGP o registro da experiência de gestão do projeto no Banco de Identificação de Talentos (BIT), para compor o assentamento funcional da servidora ou do servidor titular e substituto.
Finalmente, é importante salientar que a alta administração deve ter pleno conhecimento sobre o encerramento das iniciativas estratégicas. Portanto, o ECP encaminhará, para ciência, via processo administrativo de gerenciamento do projeto, um despacho à alta administração acerca do encerramento da iniciativa e dos resultados alcançados.
Dessa forma, a alta administração se mantém informada sobre a situação atual do portfólio estratégico e de suas principais entregas, além das sugestões sobre futuros projetos alinhados aos objetivos estratégicos do Tribunal.
Clique no link para acessar o vídeo com um resumo do módulo 4 (acesso para link externo).
Finalizamos então o nosso curso. Ao longo dos quatro módulos, vimos os principais conceitos da gestão de projetos e da metodologia MGSTJ. Passamos também pelo passo a passo da execução das cinco fases de gerenciamento de projetos: iniciação, planejamento, execução, monitoramento e controle e encerramento.
Caso tenha alguma dúvida, não deixe de revisitar as aulas. Espero que você tenha alcançado uma visão geral da metodologia de projetos aplicada no STJ e adquirido habilidades para atuar no patrocínio, na gestão ou como integrante de uma equipe de projetos. Ficamos por aqui. Até a próxima!