*conforme orientação da alta administração.
Dando prosseguimento, a fase de monitoramento e controle é uma etapa essencial na gestão de projetos, pois objetiva acompanhar o progresso e o desempenho das iniciativas, identificando desvios em relação ao plano, implementando medidas corretivas para garantir o alcance de seus objetivos dentro do escopo, do prazo e do orçamento estabelecidos.
A equipe alocada nas atividades deve reportar à gestão da iniciativa todo desvio de rota identificado durante a iniciativa, com o intuito de que ele seja tratado com tempestividade.
A fase de monitoramento e controle envolve várias ações importantes:
Durante o monitoramento e controle, é essencial avaliar o desempenho da iniciativa em relação aos indicadores de progresso como cronograma, custos, qualidade e desempenho técnico das entregas.
Os resultados avaliados são comparados com o plano original da iniciativa para identificar possíveis desvios. Isso envolve avaliar se o projeto está seguindo o cronograma previsto, se os custos estão dentro do orçamento planejado e se a qualidade do trabalho está de acordo com os padrões estabelecidos.
Aqui são identificados problemas ou desafios que podem impactar o progresso do projeto, incluindo questões como atrasos nas entregas, problemas de qualidade, equipe insuficiente, orçamento indisponível ou mudanças no escopo.
Os riscos identificados durante o planejamento da iniciativa são revisados e atualizados durante esta fase. São avaliadas as probabilidades de ocorrência e o impacto potencial de cada risco, e são implementadas estratégias de mitigação para reduzir sua probabilidade de impacto negativo na iniciativa.
Com base na análise do desempenho e dos problemas identificados, são tomadas decisões sobre quais ações corretivas ou preventivas devem ser implementadas para manter a iniciativa no caminho certo. Isso pode incluir realocação de recursos, ajustes no cronograma, revisão do escopo ou implementação de planos de contingência.
Durante toda a fase de monitoramento e controle, é essencial manter uma comunicação aberta e transparente com os principais envolvidos na iniciativa, o que envolve relatar regularmente o progresso, fornecer atualizações sobre questões identificadas e garantir que as partes interessadas estejam cientes das mudanças e das decisões tomadas.
Essas informações servem de insumos para a realização do ciclo de monitoramento das iniciativas no Tribunal.
Durante todo o ciclo de vida da iniciativa acontecem reportes de informações, sempre a pedido do ECP, que podem ocorrer via processo da iniciativa ou por reunião diretamente com as pessoas responsáveis.
Os reportes das iniciativas são realizados por meio do Relatório de Acompanhamento (RA) e acontecem bimestral ou quadrimestralmente, de acordo com a orientação da alta administração.
Nesta ação, é indicado iniciar as atualizações pelo cronograma da iniciativa, uma vez que trará subsídios na elaboração do RA.
Mas, antes de prosseguirmos, vamos enfatizar todo o ciclo de monitoramento que se inicia com o RA e finaliza com a RAE:
*conforme orientação da alta administração.
Durante os ciclos de monitoramento, o ECP é capaz de:
A gestão de mudanças é o processo de conduzir as modificações necessárias ao longo da iniciativa, dado que inclui identificar, avaliar e responder às alterações nos requisitos, nos prazos, nos custos e na qualidade.
Uma boa gestão de mudanças ajuda a minimizar o impacto de questões imprevistas, garantindo que o projeto permaneça no caminho certo. Conheça alguns pontos positivos e negativos relativos à gestão de mudança nas iniciativas:
Atenção, responsável!
Um destaque para outra repercussão negativa relacionada às mudanças se refere ao impacto sobre o moral da equipe. Mudanças realizadas tardiamente no ciclo de vida de uma iniciativa podem gerar sentimentos negativos, tanto individuais quanto na dinâmica de trabalho. Afinal, por que se esforçar tanto para encerrar uma atividade se daqui a um mês ela terá de ser refeita por conta das mudanças solicitadas?
O importante aqui é o alinhamento com a equipe a todo momento, para que ninguém seja “pego” de surpresa e a iniciativa tenha que enfrentar mais desafios à sua conclusão.
O processo de monitoramento e controle da iniciativa envolve as etapas a seguir:
Processo de monitoramento e controle.
A seguir, estudaremos cada uma dessas etapas.
A MGSTJ define o Relatório de Acompanhamento (RA) como ferramenta essencial para o monitoramento do trabalho executado na implementação das iniciativas.
Esse relatório deve ser elaborado pelas pessoas responsáveis pela iniciativa e apresenta informações específicas sobre:
O Relatório de Acompanhamento (RA) compreende:
Para as iniciativas com orçamento, é necessária a inclusão das informações relativas às aquisições, conforme apresentado no modelo a seguir:
O que detalhar na Análise Crítica no RA?
Além disso, o RA serve como um recurso vital para a elaboração dos relatórios de desempenho do STJ, que são discutidos nas reuniões quadrimestrais de análise estratégica.
Iniciativas em situação crítica, que exijam decisões importantes, são sempre pontuadas nessas reuniões, garantindo que a alta administração tome a decisão mais efetiva para o alcance dos objetivos estratégicos.
O ECP é o responsável por consolidar e por disponibilizar as informações acerca do portfólio estratégico para a alta administração, além de divulgar as atualizações no painel BI de resultados estratégicos, (no qual, a essa altura, você já deve ter dado uma olhadinha, certo?). Se ainda não foi, acesse o painel (link externo para acesso) para conhecer um pouco mais a respeito das iniciativas do Plano Estratégico STJ de 2021 a 2026.
Portfólio Estratégico
Durante o período de atualização da situação da iniciativa, a pessoa responsável por ela deve informar todas as aquisições (produtos ou serviços) inerentes à realização da iniciativa diretamente no Relatório de Acompanhamento (RA).
Dando continuidade, o monitoramento de riscos envolve a avaliação contínua das ameaças e das oportunidades que podem impactar o sucesso da iniciativa, o que inclui a identificação de novos riscos, a revisão regular do registro de riscos realizados durante o planejamento, a análise do status e da probabilidade de ocorrência de cada risco e a avaliação de quaisquer mudanças nas condições que possam afetar os riscos identificados e os controles previamente definidos.
Ao longo do monitoramento, são implementadas estratégias de mitigação para lidar com os riscos que se materializaram ou que apresentam aumento de probabilidade de ocorrer. As estratégias de contingência para riscos prioritários também são revisadas.
Cabe à pessoa responsável pela iniciativa entrar em contrato com a Assessoria de Conformidade, Integridade e Riscos (ACR), com o objetivo de obter auxílio nesse acompanhamento.
O monitoramento contínuo de riscos permite que a equipe da iniciativa tome medidas proativas para minimizar ameaças e para aproveitar oportunidades, garantindo a plena execução da iniciativa.
A MGSTJ estabelece as regras balizadoras das mudanças nas iniciativas, incluindo como serão avaliadas, aprovadas, comunicadas e implementadas.
É importante comunicar as mudanças propostas para que todos os envolvidos saibam o que está acontecendo. Também é imprescindível monitorar o progresso das mudanças e ajustar os planos conforme necessário.
As necessidades de mudanças nas iniciativas podem surgir de diversas fontes como das partes interessadas, dos membros da equipe, das alterações no ambiente ou segundo as decisões da alta administração.
As solicitações de mudanças no escopo, no prazo ou no custo podem ser solicitadas, via processo SEI, de duas formas durante a realização das iniciativas.
A qualquer tempo, fora do período da RA, a solicitação pode ser formalizada por meio do formulário MGSTJ – Solicitação de mudança, de cancelamento ou de suspensão.
Durante a elaboração do RA, a gestão poderá utilizar o campo “Análise Crítica” para incluir a mudança desejada.
Atenção, responsável!
Ajustes pontuais que envolvam inclusão de atividades, correção de textos ou demais alterações que não exijam mudanças no prazo total da iniciativa podem ser realizados pela gestão, sem necessidade de formalização.
Outras mudanças podem decorrer de:
As solicitações são recebidas pelo ECP, que avalia a necessidade de envio para a alta administração, uma vez que as solicitações de mudanças de custos e de escopo, que impactem no prazo acima de seis meses, serão submetidas para aprovação da Direção-Geral.
Já as mudanças de baixo impacto, relativas às atividades e às entregas do cronograma, serão aprovadas e executadas pelo ECP, de acordo com a solicitação da área demandante, que será informada sobre as alterações via processo.
As solicitações não aprovadas serão comunicadas aos responsáveis pela iniciativa, que poderão buscar outras formas de replanejamento ou optarem pelo cancelamento da iniciativa.